Материал расположен по алфавиту авторов, хронологии в порядке возрастания, или хронологии в порядке убывания (в зависимости от выбора систематизации материала)
В каталоге указываются:
- фамилия, имя, отчество автора, годы жизни (если точные даты неизвестны – период работы автора)
- название произведения
- время создания
- автор оригинала (если известен)
- дата оттиска (если известна)
- техника
- размеры в миллиметрах; 1-й – размер листа, 2-ой – по отжиму доски, если лист обрезан – размер изображения с пометкой – (лист обрезан)
- состояние
- подписи и их расположение (приводятся полностью)
- надписи и их расположение (приводятся, по-возможности, полностью; длинные надписи - в сокращении)
- водяной знак на бумаге
- происхождение
- инвентарный номер
- литература: указываются основные справочники по гравюре (в хронологическом порядке)